Procédure interne Gestion des droits des personnes concernées
1. Objectif
Le CPAS traite quotidiennement les données à caractère personnel des citoyens.
Ceux-ci disposent de certains droits visés aux articles 12 et suivants du Règlement (EU) 2016/679 du 27 avril 2016 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le RGPD).
Parmi les droits visés aux articles 12 et suivants du RGPD, ceux qui sont listés ci-dessous sont particulièrement susceptibles de concerner le CPAS et sont couverts par la présente procédure :
- le droit à un traitement transparent et le droit à l’information
- le droit d’accès
- le droit de rectification et d’effacement (= le droit à l’oubli)
- le droit d’opposition
L’objectif de la procédure est d’offrir une réponse adéquate aux demandes des citoyens.
Le non-respect des droits des citoyens est passible de sanctions pénales et administratives.
2. Droit à un traitement transparent et droit à l’information
Le citoyen a droit à ce que le CPAS traite ses données à caractère personnel de manière transparente. Il bénéficie du droit à l’information.
Pour ce faire le CPAS dispose d’une politique de protection des données qu’il met à la disposition des citoyens de diverses façons :
- Publication sur le site internet ;
- Mise à disposition dans la salle d’attente ;
- Lien depuis la signature électronique (email) des agents.
3. Droit d’accès du citoyen
3.1 Principe
Le citoyen peut à tout moment obtenir la confirmation auprès du CPAS du fait que ses données à caractère personnel sont ou ne sont pas traitées. Il a également le droit de demander des renseignements supplémentaires sur les modalités des traitements.
3.2 Identification du demandeur
Le CPAS prend soin d’identifier la personne à l’origine de la demande en obtenant copie de sa carte d’identité.
3.3 Informations à communiquer au citoyen
Le CPAS doit en tout état de cause communiquer à la personne concernée les informations suivantes :
- les raisons du traitement de données ;
- les catégories de données à caractère personnel ;
- les destinataires des données ;
- la durée de conservation des données ;
- les sources des données ;
- le cas échéant, l’existence d’un droit de rectification ou d’effacement ;
- la possibilité d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données.
4. Droit de rectification et droit à l’effacement (= droit à l’oubli)
Le citoyen a le droit de demander au CPAS la rectification de ses données, pour autant que cela soit légalement possible. Par exemple, il peut s’agir de la mise à jour des données de contact.
Le citoyen a également le droit de demander au CPAS l’effacement de ses données, pour autant que cela soit légalement possible. Par exemple, le citoyen a le droit de demander au CPAS de supprimer ses données à caractère personnel des dossiers lorsque la conservation des données n’est plus nécessaire.
5. Droit d’opposition
Le citoyen a le droit de demander au CPAS de s’opposer à un traitement de données pour autant que cela soit légalement possible.
Par exemple, le citoyen est en droit de refuser le transfert de ses données à un tiers.
6. Délai de réponse
Le CPAS dispose d’un délai d’un mois maximum pour répondre gratuitement à la demande du citoyen.
Si la demande est complexe, le délai peut être prorogé d’un mois supplémentaire. Le CPAS en informe le citoyen et motive les raisons de la prolongation du délai.
7. Questions et point de contact
Toutes les questions relatives à la présente procédure et à son suivi sont adressées au délégué à la protection des données du CPAS ([email protected]).
Document établi par le service du DPO mutualisé auprès de Privanot asbl - Version du 01.07.2020